CENTRO DE NEGOCIOS

5 consejos para preparar una reunión a distancia

Cada vez importan menos las fronteras a la hora de trabajar, por lo que las reuniones a distancia y el teletrabajo son más frecuentes. Puede que tu negocio se sirva de proveedores chinos, que la sede central de tu empresa se ubique en alguna ciudad de Australia o que estés de viajes de negocios y convoquen una reunión importante en tu oficina.

Si tienes que asistir a una reunión a distancia o eres tú mismo el que la está preparando debes de tener en cuenta una serie de pautas para que todo esté perfecto en el momento del comienzo. Estas reuniones se harán a través de una videoconferencia que está siendo cada día más utilizada, tanto en el mundo de los negocios como en el ámbito personal.

5 CONSEJOS PARA PREPARAR UNA REUNION A DISTANCIA

Sin duda, uno de los factores que motiva a que las reuniones online se potencien es la reducción en los costes. Con este método se minimizan tanto los costes de las comunicaciones como el de los equipos. No es lo mismo tener que viajar hasta el lugar en el que se va a celebrar dicha reunión que conectarse a través de Internet. Se evitan así gastos en transportes, hoteles y comidas. Sin olvidarnos del ahorro del tiempo del asistente. Esto hace que la productividad de la empresa aumente.
Vivimos en un momento de transformación digital, ¿por qué no aprovechar esa ventaja? Las nuevas herramientas informáticas facilitan la interactuación de todos los participantes. Eso sí, no por ser una reunión virtual, deben perderse ciertas formas y reglas a tener en cuenta en cualquier tipo de reunión convencional en la que todos los asistentes se encuentran en el mismo lugar físico. También debes de prepararla con antelación.

Todo lo que debemos preparar antes de la reunión

Qué herramientas vamos a utilizar

Lo primero que tenemos que definir cuando vayamos a asistir a una entrevista virtual es saber a través de qué herramienta será. Entre las más populares para hacer videoconferencias están Skype o Google Hangout. La primera de ellas, es muy popular en el ámbito doméstico pero cada vez más cuenta con gran aceptación para realizar videollamadas laborales. En cuanto a la segunda aplicación, puede suponer una opción mucho más atractiva para las vídeo-reuniones con varios participantes así como por la posibilidad de compartir pantalla.

Ya en un plano mucho más profesional podemos encontrar WebEx, que al ser una herramienta de pago se presenta como una alternativa con muchas más características y por lo tanto mucho más completa.

Elegir un lugar idóneo

Una vez que ya sabemos a través de qué medio nos vamos a comunicar, ahora toca decidir el lugar en el que nos reuniremos. A pesar de no estar físicamente presentes debemos de dar una imagen de profesionalidad y rodearnos de un entorno adecuado. No es lo mismo presentarte al resto de los participantes de la reunión desde el salón de tu casa (con la foto de comunión de tus hijos de fondo) que desde un despacho o una sala de reuniones.

El lugar que elijamos debe de cumplir una serie de características. Tiene que ser un espacio bien iluminado y sin ruidos para que todos los asistentes a la reunión puedan verte y oírte bien. Del mismo modo, no olvide quitar el volumen de todos los dispositivos en la sala. Cabe recordar que también tiene que tener todos los medios necesarios para que la videollamada sea efectiva. Es decir, buena conexión a Internet, tomas de corriente, incluso una pizarra o altavoces.

Comprobar los equipos

De nada vale conocer la herramienta con la que nos vamos a comunicar y tener un buen sitio para conectarnos si después de todo ocurre un fallo con la tecnología. Por ello, es recomendable cerciorarse antes de que dé comienzo la reunión de que todos los equipos que vayamos a utilizar funcionan correctamente. Tenemos conexión a Internet, si vamos a utilizar algún proyector que esté operativa, si vamos a necesitar una impresora que esté disponible, etc.

Envío de documentos

Al no estar en el mismo espacio físico puede que acciones que puedan parecer simples y cotidianas en una reunión convencional nos estropeen la sesión. Por eso mismo, si durante la reunión vas a utilizar documentación de interés debería ser enviada previamente. De esta manera, todos los participantes podrán acceder a ella y no se perderá tiempo a posteriori.

Vestuario adecuado

Puede que durante la videoconferencia vayas a estar sentado todo el tiempo y solo te vayan a ver de cintura para arriba. Esto no es excusa para vestirse adecuadamente solo por la parte superior. Es decir, no vale ponerse una chaqueta y el pantalón del pijama. Como haría en cualquier otra reunión, el vestuario debe ser acorde a la importancia del evento.

A pesar de todas las ventajas que nos ofrecen las tecnologías, aún hay personas que piensan que hay ciertos asuntos que es mejor tratar en persona y perder tiempo en viajes para reunirse solo durante un par de horas.

¿Estás de acuerdo o piensas que el teletrabajo es lo que imperará en el futuro?

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