Como ya dijimos en un post anterior, una de las tareas cotidianas de un profesional es mantener reuniones de trabajo con socios, proveedores o clientes, y, como también dijimos anteriormente, es muy importante no sólo el celebrar y guiar la reunión adecuadamente, sino, prepararla.

Una vez hemos planeado bien la reunión y hemos preparado todo lo que necesitamos para que todo salga perfecto, es hora de celebrarla, de hablar con todos los asistentes.

Dependiendo del tipo de reunión del que se trate, interna, que suele ser quizás más distendida, o las externas, que suelen ser más formales, actuaremos de uno u otro modo en cuanto a protocolo, por llamarlo así, se refiere, aunque en general, las normas de etiqueta suelen ser bastante comunes a ambos tipos, aunque sí es verdad que en las primeras se relaja mucho sin dejar de lado las normas de cortesía.

En las reuniones externas es donde más se ve el protocolo en cuanto a las posiciones en la mesa, la forma de vestir, los turnos de palabra, los tiempos de discurso…y, es fundamental cumplirlo para que la reunión sea exitosa. Necesitamos también realizarlas en un despacho o sala de reunión que cumpla los requisitos para sacar el máximo provecho.

Así en una reunión es muy importante la puntualidad de los asistentes, ya que además de dar muy mala impresión ser impuntual, es un factor relevante en la productividad y la efectividad de la misma.  No podemos olvidar que una reunión de trabajo es una reunión de profesionales que tienen un punto de vista diferente cada uno, posiblemente, unos intereses distintos y una forma de trabajar diferente, por lo que es muy importante saber no sólo cómo hablar, de una forma clara y directa, yendo a lo importante y con voz claramente audible para los demás, sino saber escuchar con atención, a pesar de que lo que otra persona esté diciendo no nos interese demasiado, pero mostrando interés, ya que actuar de otra forma supone una gran falta de respeto para los compañeros de la sala de reunión.

En ocasiones tendemos a irnos por las ramas o a realizar preguntas de las que aún no se han hablado, o que no tienen nada que ver con lo que se está hablando en la sala de reunión. Es una mala práctica, podemos preguntar, por supuesto, pero sin interrumpir de mala manera o con cuestiones que no estén relacionadas con el tema que se esté tratando en ese momento. Es un imperativo en toda reunión que los asistentes terminen sus intervenciones. Tampoco es productivo ni educado enzarzarse en discusiones en malos términos. Las reuniones están precisamente para esto, para acercar posturas y hablar. El respeto y la educación son imprescindibles a la hora de sentarse en una sala de reunión, por lo que el saludo y la despedida cordiales son fundamentales.

Seguro que se te ocurren otras muchas pautas de comportamiento a la hora de celebrar una reunión. ¿Quieres compartirlas con nosotros?