10-buenos-consejos-para-conseguir-que-las-reuniones-de-trabajo-sean-productivas-600x400

Uno de las ocupaciones que tienen emprendedores, pymes, autónomos y empresarios es la de reunirse con proveedores, clientes,  socios y otros colegas de profesión, y, para evitar el cansancio propio de estas reuniones, deberemos tratar de hacer que sea lo más eficaz posible.

Para llevar a cabo una reunión de una forma adecuada, deberemos separar la reunión en diferentes fases: planificación, realización y pos-reunión, en las cuales realizaremos diferentes acciones que harán del encuentro una herramienta efectiva de trabajo.

Antes de comenzar la reunión, antes de tener a todos los asistentes en la mesa, deberemos establecer cuáles son los objetivos que perseguimos al convocarla y explicar porqué es necesaria, concretando los puntos que trataremos en la misma, así como el orden, la importancia de cada uno de los temas y más o menos, el tiempo que dedicaremos a cada uno para hablar de ellos.

Igualmente, decidiremos a qué personas convocar y porqué, justificando su asistencia a cada uno de ellos.

Otra cosa que haremos antes de tener la reunión será decidir dónde y cuándo tendrá lugar, teniendo en cuenta siempre que dicha información debe ser consensuada con todos aquellos asistentes, y, posteriormente, lo comunicaremos a los asistentes para que puedan preparar con tiempo y adecuadamente el encuentro, y para asegurarnos de que todos conocen el objetivo de la reunión.

También deberemos preparar toda la documentación, materiales que necesitaremos y la sala en la que vamos a celebrar la reunión.

Una vez tengamos a los asistentes a la mesa, es buena idea esperar unos minutos en caso de que alguno de ellos se retrase, ya que es posible que hayan surgido circunstancias que hayan causado ese retraso.

Al comenzar la reunión, el convocante deberá presentarse y presentar de forma muy breve al grupo completo, y, en caso de que ya sean conocidos, mencionaremos brevemente el objeto de la reunión. Haremos que se trate de una reunión ordenada, con intervenciones breves y concisas en las que se expongan todos los puntos de vista. Puede ocurrir que el tema sea complejo, lo que podremos hacer usando grupos de trabajo, que favorecerá el diálogo.

Es importante tomar nota de todo, para poder, posteriormente, recordar las conclusiones que se alcancen.

Hay ocasiones en las que las reuniones se alargan, con lo que es conveniente realizar descansos, controlando el tiempo de cada diálogo y distribuyendo el tiempo entre los temas a tratar.

Tras la reunión, elaboraremos una memoria con todo lo hablado, las conclusiones y acuerdos, para posteriormente pasarlo a los asistentes que den su conformidad, y evaluando que dichos términos se cumplen adecuadamente.

Lo mejor es realizar la reunión en un lugar adecuado, con un personal preparado y un entorno profesional en el que el encuentro se realice a la perfección, como TRBC, el único centro de negocios cinco estrellas de Andalucía.

Si necesita más información, no dude en contactar con nosotros.