Ya hace algún tiempo que venimos escuchando hablar mucho sobre productividad, y, con ello, del sistema GTD, pero, ¿en qué consiste exactamente este sistema?

Diremos primero que el sistema GTD nace de la mente de David Allen y que plasma y explica en su libro Getting Things Done, mediante el cual, nos enfocamos en liberar nuestra mente de elementos físicos y mentales para organizarlos en dos apartados, cosas que hacer o cosas que almacenar e intentar más tarde. Básicamente, se trata de dividir esos elementos y convertirlos en tareas más fácilmente realizables, lo que nos permite centrarnos en realizarlas en vez de recordarlas.

El GTD se basa dos elementos fundamentales, el control y la perspectiva. Se propone un flujo de trabajo para controlar todas las tareas que hay que hacer. El objetivo de los procesos de control en GTD es conseguir sacarlo todo de nuestra mente, puesto que así podremos ver claramente los seis horizontes en los que tenemos que focalizar:

  • acciones actuales
  • proyectos actuales
  • áreas de responsabilidad
  • 1 ó 2 metas anuales
  • 3 ó 5 metas anuales
  • la vida

A diferencia de esas teorías que se centran en establecer objetivos verticales de arriba a abajo, el GTD hace lo contrario. Es difícil concentrarnos en grandes metas si no controlamos el día a día, y haciendo esto, podemos movernos más fácilmente hacia el siguiente hito.

El GTD realiza una revisión semanal en diferentes niveles, y en base a ellas, debemos establecer las prioridades. Esto a su vez determina la prioridad de las tareas individuales y compromisos recopilados durante el proceso de flujo de trabajo. La revisión nos permite determinar el contexto para las tareas y colocarlas en las listas correspondientes.

El GTD se basa en el almacenamiento, seguimiento y recuperación de la información relacionada con las cosas que hay que hacer. Los bloqueos mentales que encontramos son causados ​​por la insuficiente planificación de ‘front-end’, lo que significa pensar con antelación, que, a su vez, genera una serie de acciones que más tarde pueden llevarse a cabo sin mayor planificación. El «Sistema de recordatorio» del cerebro humano es poco eficaz y rara vez nos recuerda lo que tenemos que hacer en el momento y el lugar en el que podemos hacerlo. En consecuencia, las «acciones próximas» almacenadas por el contexto en el acto «sistema fiable» como un apoyo externo que asegura que se nos presenta con los recordatorios correctas en el momento adecuado. Como GTD se basa en sacar cosas de la memoria, puede ser visto como una aplicación de las teorías de la cognición distribuida o la mente extendida.